Tổng Hợp 5 Thiết Đặt Chính Sách Mới Để Kiểm Soát Quyền Riêng Tư

Microsoft cam kết cung cấp cho bạn thông tin và quyền kiểm soát cần thiết để lựa chọn cách thu thập và sử dụng dữ liệu khi bạn dùng Ứng dụng Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp lớn. Bắt đầu với Phiên bản 1904 của Ứng dụng Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp lớn, các thiết đặt chính sách mới sẽ cho phép bạn kiểm soát các thiết đặt liên quan đến những mục sau:

• Dữ liệu chẩn đoán được thu thập và gửi tới Microsoft về phần mềm máy khách Office đang được sử dụng
• Trải nghiệm được kết nối sử dụng chức năng dựa trên đám mây để cung cấp các tính năng Office nâng cao cho bạn và người dùng của bạn.

Sau đây là 5 thiết đặt chính sách mới:

• Cấu hình mức độ dữ liệu chẩn đoán phần mềm máy khách được Office gửi cho Microsoft
• Cho phép sử dụng trải nghiệm được kết nối phân tích nội dung trong Office
• Cho phép sử dụng trải nghiệm được kết nối tải nội dung trực tuyến trong Office
• Cho phép sử dụng các trải nghiệm được kết nối tùy chọn bổ sung trong Office
• Cho phép sử dụng các trải nghiệm được kết nối trong Office

Có thể thực hiện các thiết đặt chính sách này bằng cách sử dụng Chính sách nhóm hoặc Chính sách đám mây. Nếu bạn sử dụng Chính sách nhóm, bạn cần tải xuống phiên bản mới nhất của tệp Mẫu quản trị (ADMX/ADML) từ Trung tâm tải xuống Microsoft.

Nếu bạn sử dụng công cụ quản lý chính sách nhóm, tất cả các cài đặt chính sách này đều được đặt trong Cấu hình người dùngChính sáchMẫu quản trịMicrosoft Office 2016Quyền riêng tưTrung tâm Tin cậy.

Các thiết đặt chính sách mới này cũng áp dụng cho các phiên bản Project và Visio trên máy tính để bàn đi kèm với một số gói đăng ký, chẳng hạn như Gói Project 5 hoặc Gói Visio 2. Chúng cũng áp dụng cho các Ứng dụng Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp.

Ngoài ra, một số thiết đặt chính sách hiện tại sẽ không còn áp dụng cho Ứng dụng Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp lớn và có một số thay đổi giao diện người dùng (UI) đối với thiết đặt bảo mật. Bạn nên hiểu rõ những thay đổi này vì người dùng của bạn có thể nhận ra và thắc mắc về những thay đổi đó.

Cũng giống như bất kỳ thiết đặt chính sách mới nào, bạn nên kiểm tra cẩn thận trong môi trường được kiểm soát, hạn chế để đảm bảo các thiết đặt bạn cấu hình có hiệu quả mong muốn trước khi bạn triển khai thiết đặt chính sách rộng rãi hơn trong tổ chức của mình.

Thiết đặt chính sách dành cho dữ liệu chẩn đoán

Dữ liệu chẩn đoán được sử dụng để giữ cho Office an toàn và cập nhật, phát hiện, chẩn đoán và khắc phục sự cố cũng như giúp cải thiện sản phẩm.

Bạn có thể sử dụng thiết đặt chính sách Cấu hình mức độ dữ liệu chẩn đoán phần mềm máy khách được Office gửi đến Microsoft để chọn mức độ dữ liệu chẩn đoán được gửi đến Microsoft.

Nếu bạn bật thiết đặt chính sách này, bạn phải chọn mức độ dữ liệu chẩn đoán được gửi đến Microsoft. Lựa chọn của bạn được Bắt buộc, Tùy chọn hoặc Không có lựa chọn nào.

• Nếu bạn chọn Bắt buộc, thì dữ liệu tối thiểu cần thiết để giúp Office an toàn, cập nhật và hoạt động như mong đợi trên thiết bị mà nó được cài đặt được gửi đến Microsoft.
• Nếu bạn chọn Tuỳ chọn, dữ liệu bổ sung giúp chúng tôi cải tiến sản phẩm và cung cấp thông tin nâng cao để giúp chúng tôi phát hiện, chẩn đoán và khắc phục các sự cố được gửi đến Microsoft. Dữ liệu này cũng có thể được sử dụng ở dạng tổng hợp để đào tạo và cải thiện trải nghiệm được hỗ trợ bởi máy học, chẳng hạn như các hành động được đề xuất, dự đoán văn bản và trợ giúp theo ngữ cảnh. Nếu bạn chọn gửi cho dữ liệu chẩn đoán tùy chọn, dữ liệu chẩn đoán bắt buộc cũng sẽ được bao gồm.
• Nếu bạn chọn Không có lựa chọn nào, thì không có dữ liệu chẩn đoán nào về phần mềm máy khách Office chạy trên thiết bị người dùng được thu thập và gửi cho Microsoft. Tuy nhiên, tùy chọn này hạn chế đáng kể khả năng phát hiện, chẩn đoán và khắc phục các sự cố của Microsoft mà người dùng của bạn có thể gặp phải khi sử dụng Office.

Nếu bạn vô hiệu hóa hoặc không cấu hình thiết đặt chính sách này, cả dữ liệu chẩn đoán bắt buộc và không bắt buộc đều sẽ được gửi đến Microsoft.

Thiết đặt chính sách cho các trải nghiệm được kết nối

Ứng dụng Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp lớn bao gồm các ứng dụng phần mềm máy khách cùng những trải nghiệm kết nối được thiết kế nhằm hỗ trợ bạn khởi tạo, giao tiếp và cộng tác một cách hiệu quả hơn. Cộng tác với những người khác trên một tài liệu được lưu trữ trên Microsoft OneDrive hoặc dịch nội dung của tài liệu Word sang một ngôn ngữ khác là những ví dụ về trải nghiệm được kết nối.

Chúng tôi hiểu rằng bạn có thể muốn chọn loại trải nghiệm được kết nối có sẵn cho người dùng của mình khi làm việc trong các ứng dụng Office. Vì vậy, chúng tôi đã cung cấp bốn thiết đặt chính sách mới cho bạn:

• Cho phép sử dụng trải nghiệm được kết nối phân tích nội dung trong Office
• Cho phép sử dụng trải nghiệm được kết nối tải nội dung trực tuyến trong Office
• Cho phép sử dụng các trải nghiệm được kết nối tùy chọn bổ sung trong Office
• Cho phép sử dụng các trải nghiệm được kết nối trong Office

Nếu bạn không cấu hình các thiết đặt chính sách này, tất cả các trải nghiệm được kết nối sẽ có sẵn. Qua đó, người dùng của bạn sẽ sử dụng được tất cả các tính năng và chức năng có thể truy cập thông qua Ứng dụng Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp lớn. Nhưng chúng tôi hiểu rằng bạn có thể cần phải tắt một số hoặc tất cả những trải nghiệm được kết nối này để đáp ứng các yêu cầu nhất định của tổ chức của bạn.

Nếu bạn chọn không cung cấp cho người dùng của mình một số loại trải nghiệm được kết nối nhất định, lệnh ruy băng hoặc menu cho những trải nghiệm được kết nối đó sẽ bị mờ đi hoặc người dùng sẽ nhận được thông báo lỗi khi họ cố gắng sử dụng những trải nghiệm được kết nối đó. Trong trường hợp đó, sẽ không có dữ liệu dịch vụ bắt buộc cho những trải nghiệm được kết nối nào được gửi đến Microsoft.

Người dùng của bạn sẽ không thể chọn bật hoặc tắt những trải nghiệm được kết nối này đi kèm với Ứng dụng Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp lớn nếu họ đăng nhập vào Office bằng thông tin xác thực tổ chức của mình, đôi khi được gọi là tài khoản cơ quan hoặc trường học.

Thiết đặt chính sách cho các trải nghiệm được kết nối phân tích nội dung của bạn

Đây là trải nghiệm sử dụng nội dung Office của bạn để cung cấp đề xuất thiết kế, đề xuất chỉnh sửa, dữ liệu thông tin chuyên sâu và các tính năng tương tự. Ví dụ: PowerPoint Designer hoặc Bộ dịch. Để biết danh sách các trải nghiệm được kết nối này, hãy xem Trải nghiệm được kết nối phân tích nội dung của bạn.

Bạn có thể sử dụng thiết đặt chính sách Cho phép sử dụng các trải nghiệm được kết nối phân tích nội dung trong Office để kiểm soát xem các loại trải nghiệm được kết nối này có khả dụng cho người dùng của bạn hay không. Nếu bạn không cấu hình các cài đặt chính sách này, những trải nghiệm được kết nối này sẽ có sẵn cho người dùng của bạn.

Lưu ý rằng nếu bạn vô hiệu hóa thiết đặt chính sách Cho phép sử dụng các trải nghiệm được kết nối trong Office, các trải nghiệm được kết nối phân tích nội dung sẽ không có sẵn cho người dùng của bạn.

Thiết đặt chính sách cho các trải nghiệm được kết nối tải xuống nội dung trực tuyến

Đây là trải nghiệm giúp bạn tìm kiếm và tải xuống nội dung trực tuyến, bao gồm các mẫu, hình ảnh, mô hình 3D, video và các tài liệu tham khảo để cải thiện tài liệu của bạn. Ví dụ: mẫu Office hoặc Trình Bắt đầu Nhanh PowerPoint. Để biết danh sách các trải nghiệm được kết nối này, hãy xem Trải nghiệm được kết nối tải xuống nội dung trực tuyến.

Bạn có thể sử dụng thiết đặt chính sách Cho phép sử dụng các trải nghiệm được kết nối tải xuống nội dung trực tuyến trong Office để kiểm soát xem các loại trải nghiệm được kết nối này có khả dụng cho người dùng của bạn hay không. Nếu bạn không cấu hình các cài đặt chính sách này, những trải nghiệm được kết nối này sẽ có sẵn cho người dùng của bạn.

Lưu ý rằng nếu bạn vô hiệu hóa thiết đặt chính sách Cho phép sử dụng các trải nghiệm được kết nối trong Office, các trải nghiệm được kết nối tải xuống nội dung trực tuyến sẽ không có sẵn cho người dùng của bạn.

Thiết đặt chính sách cho các trải nghiệm được kết nối tuỳ chọn

Ngoài các trải nghiệm được kết nối được đề cập ở trên có mặt trong Ứng dụng Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp lớn, còn có một số trải nghiệm được kết nối tùy ý mà bạn có thể chọn để cho phép người dùng truy cập bằng tài khoản tổ chức. Ví dụ: tính năng 3D Maps trong Excel, tính năng này sử dụng Bing. Để biết thêm về các ví dụ, hãy xem mục Tổng quan về trải nghiệm được kết nối tuỳ chọn trong Office.

Những trải nghiệm được kết nối này khác nhau vì chúng không nằm trong thỏa thuận thương mại của tổ chức bạn với Microsoft. Trải nghiệm kết nối tùy chọn được Microsoft cung cấp trực tiếp cho người dùng của bạn và chịu sự điều chỉnh của Thỏa thuận Dịch vụ của Microsoft thay vì Điều khoản Sản phẩm của Microsoft. Trong một số trường hợp, nội dung hoặc chức năng của bên thứ ba được cung cấp thông qua các trải nghiệm được kết nối tùy chọn này và các điều khoản khác cũng có thể được áp dụng. Để tìm hiểu thêm thông tin, hãy xem Tổng quan về trải nghiệm kết nối tuỳ chọn trong Office.

Bạn có thể sử dụng thiết đặt chính sách Cho phép sử dụng các trải nghiệm được kết nối tuỳ chọn bổ sung trong Office để kiểm soát xem các loại trải nghiệm được kết nối này có khả dụng cho người dùng của bạn hay không. Nếu bạn không cấu hình các cài đặt chính sách này, những trải nghiệm được kết nối tuỳ chọn này sẽ có sẵn cho người dùng của bạn.

Ngay cả khi bạn chọn cung cấp các trải nghiệm được kết nối tùy chọn này cho người dùng của mình, họ sẽ có tùy chọn tắt các trải nghiệm được kết nối tùy chọn này với tư cách là một nhóm bằng cách đi tới hộp thoại cài đặt quyền riêng tư. Người dùng của bạn sẽ chỉ có lựa chọn này nếu họ đăng nhập vào Office bằng thông tin xác thực tổ chức của họ (đôi khi được gọi là tài khoản cơ quan hoặc trường học), chứ không phải nếu họ đăng nhập bằng địa chỉ email cá nhân.

Ngoài ra, một số trải nghiệm được kết nối tùy chọn này cũng được coi là trải nghiệm được kết nối phân tích nội dung hoặc tải xuống nội dung trực tuyến. Ví dụ: Chèn ảnh trực tuyến là một trải nghiệm được kết nối tùy chọn, được cung cấp bởi Microsoft Bing, nhưng nó cũng được coi là một trải nghiệm được kết nối tải xuống nội dung trực tuyến. Lưu ý rằng nếu bạn vô hiệu hóa thiết đặt chính sách Cho phép sử dụng các trải nghiệm được kết nối tải xuống nội dung trực tuyến trong Office, tính năng Chèn ảnh trực tuyến sẽ không có sẵn cho người dùng của bạn. Tính năng này sẽ không có sẵn ngay cả khi bạn đã bật thiết đặt chính sách Cho phép sử dụng các trải nghiệm được kết nối tuỳ chọn bổ sung trong Office. Để biết thêm thông tin về trải nghiệm được kết nối phân tích nội dung hoặc tải xuống nội dung trực tuyến, hãy xem mục Trải nghiệm được kết nối trong Office.

Có một ngoại lệ cần lưu ý. Cài đặt chính sách Cho phép sử dụng các trải nghiệm được kết nối tùy chọn bổ sung trong Office không kiểm soát các trải nghiệm yêu cầu bạn kết nối tài khoản LinkedIn với tài khoản cơ quan hoặc trường học Microsoft của bạn. Để kiểm soát các loại trải nghiệm này, chẳng hạn như thông tin LinkedIn trên thẻ hồ sơ trong Outlook, hãy xem LinkedIn trong các ứng dụng và dịch vụ của Microsoft và Tích hợp kết nối tài khoản LinkedIn trong Microsoft Entra ID.

Thiết đặt chính sách cho hầu hết các trải nghiệm được kết nối

Bạn có thể sử dụng thiết đặt chính sách Cho phép sử dụng các trải nghiệm được kết nối trong Office để kiểm soát xem người dùng của bạn có thể sử dụng hầu hết các trải nghiệm được kết nối và truy cập thông qua Ứng dụng Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp lớn hay không. Nếu bạn tắt thiết đặt chính sách, các loại trải nghiệm được kết nối sau đây sẽ không có sẵn cho người dùng của bạn:

• Trải nghiệm phân tích nội dung của bạn
• Trải nghiệm tải xuống nội dung trực tuyến
• Trải nghiệm được kết nối tuỳ chọn

Ngoài ra, nếu bạn tắt cài đặt chính sách này thì hầu hết các trải nghiệm được kết nối khác cũng bị tắt, chẳng hạn như đồng tác giả và lưu trữ tệp trực tuyến. Để biết danh sách về các trải nghiệm được kết nối khác này, hãy xem mục Trải nghiệm được kết nối trong Office.

Nhưng ngay cả khi bạn tắt thiết đặt chính sách này, chức năng Office bị giới hạn sẽ vẫn khả dụng, chẳng hạn như đồng bộ hóa hộp thư trong Outlook và Teams và Skype for Business sẽ tiếp tục hoạt động. Các dịch vụ cần thiết, chẳng hạn như dịch vụ cấp phép xác nhận rằng bạn đã được cấp phép sử dụng Office đúng cách, cũng sẽ vẫn khả dụng.

Các thiết đặt chính sách hiện tại được thay thế bằng các thiết đặt chính sách mới

Có hai thiết đặt chính sách hiện tại không còn áp dụng được cho Ứng dụng Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp lớn, bắt đầu từ Phiên bản 1904. Các thiết đặt chính sách đó bao gồm:

• Gửi thông tin cá nhân, có thể tìm thấy trong Cấu hình Người dùngChính sáchMẫu Quản trịMicrosoft Office 2016Quyền riêng tưTrung tâm Tin cậy.
• Tùy chọn nội dung trực tuyến có thể được tìm thấy bên dưới Cấu hình người dùngChính sáchMẫu quản trịMicrosoft Office 2016Công cụ | Tuỳ chọn | Chung | Tuỳ chọn dịch vụ…Nội dung trực tuyến.

Bắt đầu từ Phiên bản 1904, việc cấu hình hai thiết đặt chính sách hiện tại này sẽ không có hiệu lực đối với Ứng dụng Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp lớn. Chúng không còn áp dụng được nữa vì chức năng của chúng được thay thế bằng các cài đặt chính sách mới sau:

• Cho phép sử dụng trải nghiệm được kết nối phân tích nội dung trong Office
• Cho phép sử dụng trải nghiệm được kết nối tải nội dung trực tuyến trong Office
• Cho phép sử dụng các trải nghiệm được kết nối tùy chọn bổ sung trong Office
• Cho phép sử dụng các trải nghiệm được kết nối trong Office

Các thiết đặt chính sách mới này có thể cung cấp cho bạn quyền kiểm soát với mức độ tốt hơn hai cài đặt chính sách hiện có. Ví dụ: trước đây nếu bạn đã sử dụng thiết đặt chính sách Gửi thông tin cá nhân, cả Trình bắt đầu nhanh PowerPoint và Tra cứu thông minh sẽ bị tắt. Nhưng hiện tại, với các thiết đặt chính sách mới, nếu bạn sử dụng thiết đặt chính sách Cho phép sử dụng các trải nghiệm được kết nối phân tích nội dung trong Office để tắt loại trải nghiệm được kết nối đó, thì chỉ có Tra cứu thông minh được tắt. Trình bắt đầu nhanh PowerPoint vẫn sẽ sẵn dùng cho người dùng của bạn.

Cài đặt chính sách vẫn xuất hiện trong công cụ Quản lý chính sách nhóm vì chúng vẫn có thể áp dụng cho các phiên bản được cấp phép số lượng lớn của Office 2016 và Office 2019, chẳng hạn như Office Professional Plus 2019.

Thế còn các thiết đặt chính sách hiện có kiểm soát các trải nghiệm được kết nối thì sao?

Như bạn có thể đã biết, có một số thiết đặt chính sách hiện có cho phép bạn kiểm soát các trải nghiệm được kết nối. Dưới đây là một vài ví dụ về thiết đặt chính sách hiện có:

• Tùy chọn PowerPoint Designer bên dưới Cấu hình người dùngChính sáchMẫu quản trịMicrosoft Office 2016Công cụ | Tuỳ chọn | Chung | Tuỳ chọn dịch vụ…PowerPoint Designer
• Tắt Trình bắt đầu Nhanh, bên dưới Cấu hình Người dùngChính sáchMẫu Quản trịMicrosoft PowerPoint 2016Tùy chọn PowerPointChung

Bạn vẫn có thể sử dụng các thiết đặt chính sách hiện có này nếu bạn muốn tắt các trải nghiệm được kết nối riêng lẻ. Nhưng hãy nhớ rằng nếu bạn sử dụng một trong các thiết đặt chính sách mới, thiết đặt chính sách mới đó có thể tắt trải nghiệm được kết nối mà bạn đã bật bằng cách sử dụng thiết đặt chính sách khác.

Nói chung, nếu một cài đặt chính sách được cấu hình để bật trải nghiệm được kết nối cụ thể đồng thời thiết đặt chính sách khác được cấu hình để tắt loại trải nghiệm được kết nối đó, thì trải nghiệm được kết nối cụ thể đó sẽ bị tắt cho người dùng của bạn.

Thay đổi liên quan đến quyền riêng tư đối với giao diện người dùng Office

Có một số thay đổi đối với giao diện người dùng (UI) của Ứng dụng Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp lớn liên quan đến quyền riêng tư mà người dùng của bạn có thể nhận thấy và thắc mắc. Những thay đổi này là kết quả trực tiếp của các kiểm soát quyền riêng tư và thiết đặt chính sách mới có sẵn bắt đầu từ Phiên bản 1904.

Hộp thoại về trải nghiệm được kết nối tùy chọn

Nếu bạn đã chọn cung cấp cho người dùng của mình các trải nghiệm kết nối tùy chọn, lần đầu tiên người dùng của bạn mở ứng dụng Office sau khi họ được cập nhật lên Phiên bản 1904 trở lên, một hộp thoại thông tin sẽ xuất hiện. Hộp thoại này thông báo cho người dùng của bạn rằng bạn đã cho họ lựa chọn sử dụng các trải nghiệm được kết nối tùy chọn này và cho họ biết rằng họ có thể đi đến Tệp>Tài khoản>Quyền riêng tư tài khoản để thay đổi thiết đặt này.

Thiết đặt quyền riêng tư bị xóa khỏi Giao diện người dùng Office

Các cài đặt sau bị loại bỏ khỏi Tùy chọn>tệp>Trung tâm tin cậy>Cài đặt Trung tâm tin cậy…>Tùy chọn Riêng tư:

• Nhận thiết kế, thông tin, đề xuất và dịch vụ bằng cách cho phép Office truy cập và cải tiến sản phẩm dựa trên nội dung Office trên thiết bị của tôi.
• Cho phép Office kết nối với các dịch vụ trực tuyến của Microsoft để cung cấp chức năng phù hợp với việc sử dụng và sở thích của bạn.

Ngoài ra, Ngoài ra, bên dưới Tệp>Tuỳ chọn>Chung, lựa chọn kích hoạt các dịch vụ thông minh của Office sẽ bị xóa.

Là người quản trị cho tổ chức của bạn, giờ đây bạn sẽ kiểm soát các thiết đặt tương đương với các thiết đặt này thông qua các thiết đặt chính sách mới được mô tả trước đó.

Thiết đặt quyền riêng tư được thêm vào giao diện người dùng Office

Sau đây là thành phần mới được thêm vào giao diện người dùng Office:

• Bên dưới Tệp>Tài khoản, người dùng sẽ thấy một sự lựa chọn mới cho Quyền riêng tư tài khoản>Quản lý thiết đặt. Lựa chọn đó nằm trong phần Quản lý thiết đặt nơi người dùng có thể tắt các trải nghiệm được kết nối tùy chọn, nếu bạn đã cung cấp cho họ tùy chọn đó.
• Trong Tùy chọn tệp>>Trung tâm tin cậy>Cài đặt trung tâm tin cậy…>Tùy chọn quyền riêng tư, có một tùy chọn để cho phép sử dụng Trình xem dữ liệu chẩn đoán trên thiết bị.